Tipp 131:
Virtueller Kongressmanager - Programm für die Kongress-Organisation

Was würden Sie antworten, wenn man Sie fragt, wo Wissenschaft primär stattfindet? Im Labor, in Publikationen, am PC oder auf Kongressen?

Kongresse dürften in der Rangfolge der Antworten nicht unbedingt an erster Stelle stehen. Ihre Bedeutung für die eigene Forschung sollte man aber nicht unterschätzen. Auf Kongressen können sich Wissenschaftler neue Anregungen für Ihre Forschung holen, sich mit Kollegen aus aller Welt austauschen und ihre Arbeit einem kritischen Fachpublikum präsentieren. Wissenschaftliche Kongresse, ob kleine oder große, nationale oder internationale, sind insbesondere für Nachwuchswissenschaftler wichtig. Ihre aufwändige Organisation schreckt potentielle Veranstalter, zum Beispiel junge Gruppenleiter oder Mitglieder eines größeren Drittmittel -geförderten Projekts, aber oft davor ab, selbst einen Kongress zu organisieren.

Denn der Arbeitsaufwand ist nicht nur an den Tagen hoch, an denen der Kongress stattfindet. Auch die Vorbereitungsphase kostet sehr viel Zeit und Energie. Hier besteht die Hauptaufgabe der Organisatoren darin, die passenden Vortragenden einzuladen, Sponsoren zu aquirieren und Abstracts für Poster und Vorträge auszuwählen. Meist geschieht dies per E-Mail und hat zur Folge, dass die elektronischen Postfächer der Kongressveranstalter überquellen. So sammeln viele Veranstalter zum Beispiel Abstracts per E-Mail ein, anschließend verteilen sie diese an die Reviewer, die zu jedem Abstract einen Kommentar abgeben, und zu guter Letzt formatieren die Organisatoren die Abstracts und binden sie zu einem Abstract-Heft.

Zusammen mit einem Informatiker habe ich ein Online-Programm entwickelt, das einen Teil dieser Aufgaben abnimmt und die Organisation von Kongressen erleichtert. Die Teilnehmer eines Kongresses können sich mit unserem Tool online auf der Kongress-Homepage anmelden. Sie geben dort ihre personenbezogen Daten ein, etwa Name, Adresse, Kontaktdaten und erstellen ein Konto (Account) mit Benutzername und Passwort. Die Registrierung erfolgt wiederum online und das System speichert die Daten der Teilnehmer in einer Datenbank. Die Kongress-Organisatoren können diese jederzeit abrufen und zum Beispiel E-Mails mit Kongress-Informationen an alle Teilnehmer verschicken.

Flexibles Konto

Der Account dient aber nicht nur der Registrierung. Über ihn können die Teilnehmer auch Zusammenfassungen einreichen und sich zum Beispiel auf Reisestipendien bewerben. Das Programm führt den Teilnehmer mit einfachen Erklärungen durch die Abstract-Einreichung, in der er die Namen und Daten der Autoren sowie den Abstract-Text, eintragen kann. Die Länge des Abstracts lässt sich mit einem automatischen Wortzähler begrenzen. Nach erfolgreicher Eingabe speichert das Programm die Zusammenfassung für die weitere Verarbeitung in der Datenbank.

Die Reviewer erhalten von den Organisatoren des Kongresses besondere Zugriffsrechte. So können sich diese auf der Webseite zu dem Kongress anmelden und ein Abstract einreichen, haben darüber hinaus aber auch die Möglichkeit die Abstracts der anderen Teilnehmer zu lesen und zu bewerten. Das Bewertungssystem kann ein einfaches Punktesystem sein. Die Reviewer beurteilen online die Abstracts, worauf unsere Software ein automatisches Ranking vornimmt. Die Kongressveranstalter können so die besten Abstracts für Vorträge auswählen und per Mausklick online eine automatische Benachrichtigung an die Teilnehmer versenden.

Nachdem die Reviewer alle Abstracts gelesen und bewertet haben, können die Veranstalter diese beliebig formatieren und automatisch zu einem Kongress-Abstract, zum Beispiel im PDF-Format, zusammenfassen. Letzteres kann man dann als gedrucktes Heft oder per Mausklick online an alle Teilnehmer verschicken.

Daniel Wicke
www.dwwebsites.de



Letzte Änderungen: 18.06.2009